業務棚卸表テンプレート【エクセル無料】時間を​幅で​出す記入例つき

業務棚卸表の目的は、どの業務にどれだけ時間がかかっているかを数で持つことです。作りは、部署の作業を1行に1つずつ書いていく表です。

この記事では、記入例つきの Excel の雛形を無料で配ります。

雛形は、業務を動詞で終わる1つの作業ごとに1行で書き、1回の時間を少なめと多めの幅で入れます。月の時間の幅と、困りごとの型が同じ行の数と時間は、数式で出ます。

この記事は、部署や工場の業務を洗い出し、どこから手を入れるかを決める材料を作る担当者に向けて書きます。

記入例の​画面:​ 架​空の​部品工場の​2つの​課で​15行を​書いた

記入例のシートは、油圧機器の部品を加工・組み立てる架空の工場の、生産管理課9行と品質保証課6行の見本です。会社・工場・課・担当・業務・回数・時間・記録は、すべて架空です。

15行の月の時間は、少なめの合計が78.1時間、多めの合計が169.2時間です。担当者の目安だけで書いた行は7行、裏付けの記録が空の行も7行あります。

ダウンロード: フォームを​送ると、​お礼の​ページから​ Excel を​落とせます

雛形は業務棚卸表テンプレートのダウンロードのページから、無料で落とせます。会社名・お名前・メールアドレスを送ると、お礼のページに移り、「資料をダウンロード」のボタンから落とせます。

ファイルは .xlsx の1つで、シートは「この資料の見方」「記入例」「入力用」の3枚です。入力用は空の100行に、数式と選択肢が入っています。

記入例と入力用の印刷は A3 の横で、幅を1ページに収め、見出しの行を各ページに繰り返す設定です。弊社は LibreOffice で開き、数式が計算されることを確かめました。

項目ごとの​書き方​: 業務名は​動詞で、​時間は​幅で​書く

• 業務名動詞で終わる1つの作業で書きます。「受注業務」「品質管理」のような名前では、1回の時間も困りごとも1つに決まりません。
• 始まりの合図と終わりの成果物作業を始めるきっかけと、終わるとできる物を書きます。成果物が2つ以上あるなら、作業を分けて2行にします。
• 月の回数部署の全員の分を足した、1か月の回数です。1人分だけを書くと、月の時間が少なく出ます。
• 1回の時間の少なめと多め短く済むときと手間取るときの分を、両方書きます。多めの欄には、少なめより小さい値が入らない入力規則を入れています。
• 時間の出どころ「測った」「記録から」「担当者の目安」から選びます。目安だけの行はこの欄に色が付き、あとで確かめる行が分かります。
• 困りごとの型「転記・二重入力」「システムの分断」「属人化」「例外の多さ」「保留」「特になし」から選びます。決められない行は、近い型に当てはめず「保留」にします。
• 困りごとの詳細現場の人の言葉のまま、何に時間がかかっているかを書きます。記入例の 1番の行は「客先ごとに表の形が違い、客先の品番を自社の品番に手で置き換えている」です。
• 裏付けの記録回数や時間を確かめた記録の在りかを書きます。業務名があるのにこの欄が空なら、この欄に色が付きます。
• 手を入れる方向「やめる」「減らす・まとめる」「仕組みにする」「そのまま」「調べてから決める」から選びます。この欄は数式で決めず、表を見た人が選びます。

記入例の​読み方​: 同じ型で​束ねる​・​幅の​大きい行・​目安だけの​行

困りごとの型は、記事「業務削減アセスメントとは」で挙げた原因の型（転記の多さ・システムの分断・属人化・例外の多さ）から作りました。現場の「この作業が大変」は症状のことが多く、型で束ねると1つの手当てで軽くなるかもしれない行が見えます。

記入例を型で束ねると、転記・二重入力が5行で、月の時間は少なめで35.1時間です。システムの分断が4行・25.2時間で続きます。

転記・二重入力の5行は、生産管理課の3行と品質保証課の2行で、課をまたいでいます。内示の写し・外注の注文書・月末の集計・受入検査の打ち直し・検査成績書の5つです。

4番の行の納期の問い合わせは、1回10分から30分で月60回あり、月の時間は10.0時間から30.0時間です。詳細には、工程の進み具合が現場のホワイトボードにしかないと書いています。

月の時間・多めが月の時間・少なめの2倍以上の行は8行あり、月の時間・多めの欄に色が付きます。手間取るときの理由を詳細に書くと、減らす先が見えることがあります。

14番の行は品質会議の資料作りで、困りごとの型を「保留」にしました。報告の書き方と資料の形のどちらが元かが、まだ分からないためです。

担当者の目安だけの7行は、どれも裏付けの記録が空です。記入例では、裏付けのある行だけを「仕組みにする」にし、目安だけの行は「調べてから決める」「減らす・まとめる」「そのまま」のどれかにしました。

弊社の​事例で​分かった​こと​: 部​署ごとに​言葉と​時間の​数え方が​違う

弊社は、大手機械メーカーの全社（約50部署）を対象に業務を棚卸ししました（全社約50部署の業務を棚卸しした事例）。100件超の改善テーマと、年間数万時間規模の削減ポテンシャルを特定しています。

この事例では、同じ「受注登録」でも、部署によって指す作業も、所要時間の数え方も違いました。棚卸しの結果をそのまま並べても、比べられません。

事例では、施策を「動詞で書ける1つの作業」の粒度に揃え直してから台帳に載せました。雛形の業務名を動詞で終わる1つの作業で書き、始まりの合図と終わりの成果物の欄を置いたのは、この考え方を業務の行にも当てたためです。

削減の効果は、施策1件ごとに厳密に測ろうとすると、現場の記録の負荷が増えて改善そのものが止まります。事例では、部署単位の粒度で、幅を持って保守的に出す方式に切り替えました。

雛形が1回の時間を少なめと多めで書き、合計を少なめでも出すのは、この考え方を今かかっている時間にも当てたためです。時間の出どころの欄は、目安と測った値を混ぜないために置きました。

Excel で​回すときの​限界

雛形の作りで言える限界は、次の5つです。

• 粒度1行を1つの作業にそろえるのは、書く人です。いくつもの作業をまとめた行が混ざっても、表には印が出ません。
• 時間少なめと多めは書いた人の見立てで、表は測った値かを確かめません。時間の出どころの欄は、書いた人が選ぶだけです。
• つながり1行に1つの作業を書く作りで、前後の作業や部署をまたぐ流れは表に出ません。転記がどの作業からどの作業へ流れているかは、別に描きます。
• 減る時間月の時間は、今かかっている時間です。手を入れて減る時間は、表では出ません。
• 束ね方同じ型の数と時間は、型の字が一致する行を足すだけです。同じ型の行が1つの手当てで本当に軽くなるかは、表では分かりません。

属人化や手作業がどれだけ広く報告されているかは、バックオフィス業務の実態調査まとめに整理しています。

外注する​場合と​次の​一歩

棚卸しから真因と打ち手までを任せたいなら、ゴムマリの業務データ診断で承ります。現場でのワークショップとヒアリングから始め、生データを全件分析し、真因と打ち手を特定して、実行計画にまとめます。

料金は100万円から、期間は1週間からです。診断だけでも頼めます。

進め方は相談からご連絡ください。溜まった業務データの分析だけをレポートで受け取りたいなら、業務データ分析レポート（20万円から）もあります。

同じ型の行のうち1つの業務を仕組みにするなら、御社の業務に合わせて作るAIエージェント導入もあります。

まずは記入例のシートを開き、自分の部署の作業を5行、入力用に書いてみてください。動詞で終わる名前にできない行が、作業を分ける手がかりになります。

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