データ移行の​マッピング表テンプレート【エクセル無料】変換と​照合の​記入例つき

データ移行のマッピング表は、移行先の項目と移行元の列の対応を、1行に1つずつ書いていく表です。目的は、どの値をどう直して移し、空の値をどう扱うかを、移す前に決めておくことです。

この記事では、記入例つきの Excel の雛形を無料で配ります。

雛形は、移行先の項目ごとに、移行元の列・変換の種類とルール・空のときの扱い・照合の方法を1行で書きます。空の割合と、必須の項目で空のまま残る件数は、数式で出ます。

この記事は、Excel の台帳を新しいシステムやデータベースへ移す前に、項目の対応を決める担当者に向けて書きます。

記入例の​画面:​ 架​空の​工場の​品目台帳を​新しい​システムへ移す16行

記入例のシートは、架空の工場の Excel の品目台帳を、新しい生産管理システムの品目マスタへ移す見本です。会社・工場・台帳・システム・項目・件数・ルール・照合の結果は、すべて架空です。

16行のうち、移行先の項目は14行、移さない移行元の列は2行です。移す行は1,152行で、廃番の印のある88行は行ごと移さない決めにしました。

ダウンロード: フォームを​送ると、​お礼の​ページから​ Excel を​落とせます

雛形はデータ移行のマッピング表テンプレートのダウンロードのページから、無料で落とせます。会社名・お名前・メールアドレスを送ると、お礼のページに移り、「資料をダウンロード」のボタンから落とせます。

ファイルは .xlsx の1つで、シートは「この資料の見方」「記入例」「入力用」の3枚です。入力用は空の100行に、数式と選択肢が入っています。

記入例と入力用の印刷は A3 の横で、幅を1ページに収め、見出しの行を各ページに繰り返す設定です。弊社は LibreOffice で開き、数式が計算されることを確かめました。

項目ごとの​書き方​: 1行に​1つの​対応を​書き、​空の​扱いを​先に​決める

• 移行先の項目名新しいシステムの項目の名前を、1行に1つ書きます。移行元の列の名前は移行先と違うことがあるので、この欄には書きません。
• 移行先の型と桁数型は「文字列」「数値」「日付」「選択肢」「はい・いいえ」から選びます。品番やコードを数値にすると、先頭のゼロが消えます。
• 移行元の列値を取る列の見出しを書きます。2つの列をつなぐときは両方を書き、列が無いときは変換の種類を「調べてから決める」にします。
• 変換の種類「そのまま」「形を直す」「対応表で置き換える」「分ける」「つなぐ」「決まった値を入れる」「移さない」「調べてから決める」の8つから選びます。
• 変換のルール何を何に直すかを、値の例で書きます。記入例の単位の行は「「個」「コ」「ヶ」を個に、「ｍ」「M」をmに置き換える」です。
• 空のときの扱い「空のまま」「決まった値を入れる」「要確認として返す」「その行を移さない」から選びます。必須の項目を「空のまま」にすると、取り込みで止まることがあります。
• 移行元の空の件数移す行のうち、その列が空の行の数を書きます。移す行の数で割った空の割合は、数式で出ます。
• 照合の方法と結果方法は「件数を合わせる」「全件の値を比べる」「抜き取りで比べる」「照合しない」から、結果は「未」「一致」「不一致」から選びます。

記入例の​読み方​: 必須で​埋まらない​空・​決まっていない​行・​照合が​残る​行

必須の項目で埋まらない空は、品目の区分の12件と単位の5件で、合わせて17件です。どちらも空のときの扱いを「要確認として返す」にしたので、必須で埋まらない件数の欄に色が付きます。

品目コードは必須で、空のときの扱いを「その行を移さない」にしたので、件数は0です。桁が落ちた品番は、頭にゼロを足して8桁に戻すルールにしました。

変換の種類が「調べてから決める」の行は2行です。単価の適用開始日は移行元に列が無く、備考は自由に書かれた欄で、どちらも変換の種類の欄に色が付きます。

照合の結果が「不一致」の行は、標準単価の1行です。数に直せない「別途見積」が2件あり、確かめることの欄に、元の字を備考に残すかを決めると書いています。

空の割合が最も高いのは旧品目コードの95.9%で、品番を付け替えた品目にだけ値があります。空の割合が高い列でも、値のある行が後で要るなら移します。

弊社の​事例で​分かった​こと​: 桁落ちの​防ぎ方と、​入れ直した​ときの​空

弊社は、大手企業の約20種・約950行のマスタと約580行の人員データを、Excel からデータベースへ移しました（約20種の Excel マスタをデータベース化した事例）。

この事例では、コード類を文字列として持って先頭のゼロの桁落ちを防ぎ、行数と抜き取りで原本との一致を照合しました。雛形の移行先の型と照合の方法の欄は、この2つを項目ごとに決めるために置きました。

同じ事例の変換のルールでは、推測で埋めることを禁じ、確定できない項目は「要確認」として人に返す形にしました。空のときの扱いの「要確認として返す」は、この考え方から作りました。

弊社は、大手企業の依頼書 Excel 約870件もデータベース化しました（依頼書 Excel 約870件をデータベース化した事例）。取り込みをやり直すと、空になった項目は更新の対象から外れ、前の値がそのまま残ります。

この事例では、空も明示して書き込む規則にしました。雛形の空のときの扱いの欄は、空の値の行き先を項目ごとに決める欄です。

同じ事例では、数量の欄に部品の番号が書き込まれた依頼書もありました。桁数で弾く検査を足し、原本を直すのではなく取り込まない形にしたのは、どちらが正しいかを決めるのが書類を運用している側だからです。

Excel で​回すときの​限界

雛形の作りで言える限界は、次の4つです。

• 変換の実行表は変換のルールを書く場所で、値を直しはしません。ルールどおりに直したかは、照合の結果の欄に書いた人の判断です。
• 空の件数移行元の空の件数は、書いた人が数えた値です。表は移行元のファイルを読まないので、移行元が変わっても件数は変わりません。
• 表の組表の上の移行元・移行先・移す行の数の欄は、1つずつ書く作りです。移行先のマスタが2つ以上あるときは、マスタごとに表を分けます。
• 履歴変更の履歴の欄はありません。誰がいつルールや照合の結果を書き換えたかは、表に残りません。

Excel の台帳の限界と、移す前に確かめることは、記事「Excel台帳のデータベース化｜限界の正体と、ツール導入より先に確かめること」に整理しています。

外注する​場合と​次の​一歩

移行先の設計から移行までを任せたいなら、ゴムマリのExcel台帳のデータベース化（30万円から）で承ります。

御社が既にお使いの基盤（Notion・kintone・SharePoint 等）の上に作り、既存のデータの移行とクレンジングまで含みます。

移す前に、表記ゆれや重複を直したデータだけがほしいなら、データ整理・名寄せ（20万円から）もあります。整形済みのデータに、変換ルールの一覧を付けて返します。

移した後の台帳の更新や確かめを仕組みにするなら、御社の業務に合わせて作るAIエージェント導入もあります。進め方は相談からご連絡ください。

まずは記入例のシートを開き、移す予定の台帳の列を、入力用に5行書いてみてください。移行先の項目名が書けない行が、決めることの残っている行です。

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