Excel の​台帳を​ Notion へ移す​進め方​｜​全件の​照合までの​手順

Excel の台帳を Notion へ移すときに確かめたいのは、全部の行が入り、値と計算の結果が元の表と同じかです。取り込みの手順だけでなく、全件で照らすまでを移行の工程に入れます。

進め方は、表の形とキーを決める、型を決めてリレーションと一緒に取り込む、数式と集計を作り直す、7つの点で照合する、の4段です。

弊社が試作の段階で輸出書類の管理表から、出荷が残っているロットすべてと出荷済みのロット1つ（数百ロット・約2千明細）を移したときは、Notion で計算した残数量・残金額が、移したすべてのロットで元の表から計算した値と一致しました。

この記事は、Excel の台帳を Notion へ移す情報システムの担当者・業務の担当者に向けて書きます。

Notion の公式ヘルプと API の文書の決まりと、弊社の移行と照合の記録で整理します。

Notion の​取り込みで​できること・​できない​こと

Notion のヘルプ「Notion にデータをインポートする」の Excel の節は、シートを CSV に書き出してから取り込み、データベースを作る手順です。大きいシートは、複数の CSV に分けるよう書かれています。

CSV の節の決まりのうち、移行の進め方に効くのは次の5つです（2026年11月2日に確認）。

• 行と列CSV の行はページに、列はプロパティ（項目）になります。
• 作れない物新しいデータベースへの取り込みでは、ロールアップ（集計）・数式・リレーション（関連）は作れません。取り込んだ後に Notion で作り直します。
• 既にあるデータベースCSV の列を、既にあるリレーションの項目に割り当てられます。CSV の見出しは、データベースの項目の名前と完全に一致させます。
• 足すだけ取り込みは行を足すだけで、既にある行は更新されません。ヘルプも、重複がないか確かめるよう書いています。
• 大きさと型1ファイルの上限は、無料のプランで5MB、有料のプランで50MBです。金額・%・マイナスの値が正しく入らないときは、その列をテキストに割り当てるよう書かれています。

同じ節は、データ型が混ざった列はテキストとして取り込まれることがあり、日付は MM/DD/YYYY の形で取り込むよう勧めています。

手順1: 台帳の​形を​調べ、​1行に​置く​物と​キーを​決める

Excel の台帳は、そのまま CSV にできる形とは限りません。弊社が移した管理表は、1つのロットが複数の行のまとまりで、先頭の行に総数量・総金額と最初の明細、続く行に残りの出荷ごとの明細がありました。

この形は、Notion では2つのデータベースに分けました。ロットの一覧（1ロット＝1行）と出荷の明細の一覧（1出荷＝1行）を、リレーションでつなぎます。

次に、キー（1行を1つに決める値）を決めます。弊社の管理表では、同じロットの番号が別の機種にもあり、ロットの番号が書かれていないまとまりも2つありました。

そこでキーは、元の表の位置（ファイル・シートの名前・まとまりの先頭の行の番号）にしました。行の番号は Notion の項目にも残し、元の表へ戻って確かめられるようにしました。

シートごとの違いも、先に調べます。弊社の管理表には、見出しの行が無いシートや、途中に1列入って以降の列が1つずれたシートがありました。

移行元の列と移行先の項目の対応・変換・空の扱いは、データ移行のマッピング表テンプレート【エクセル無料】変換と照合の記入例つきの1行ずつに書けます。

手順2: 項目の​型を​決めて​取り込む

コード・品番・社員番号のように先頭にゼロがある列は、テキストの型にします。数値として取り込むと、先頭のゼロが落ちます。実際に取り込んで確かめた結果は、Notion の CSV の取り込みで先頭のゼロが消える理由にまとめています。

弊社が大手企業の約20種・約950行のマスタを Notion へ移したときは、取り込みの画面で列ごとに型を指定し、コード類をテキストにしました（2026年7月・事例）。

日付の欄に文字が入った行も、取り込む前に扱いを決めます。弊社の管理表では、「なし」「延伸」の記載は空にし、便の記号と年月日を続けた記載は日付に読みました。

リレーションは、新しいデータベースへの CSV の取り込みでは作れません。弊社は API で入れ、明細の行を作るときに、ロットの行へのリレーションを一緒に付けました。

API で一括で入れるときは、途中で止まって流し直しても同じ行が2つできないよう、キーで突き合わせてから作ります。詳しくはNotion API で一括登録すると重複行ができる理由にまとめています。

手順3: 数式と​集計を​作り直す

Excel の式は、取り込んでも Notion の式になりません。弊社は、出荷済みの数量と金額を明細のロールアップの合計で出し、残を数式で「総数量から出荷済み数量を引く」形にしました。

元の表には、総金額が空のロットが4つありました。残の式は、総金額が空なら0として引く形にし、照合の側も同じ扱いで計算しました。

完納（残が0）の判定は、浮動小数の誤差を見込み、数量は0.001未満、金額は0.005未満を0とみなす式にしました。Notion の式と照合の側で、同じ値を使います。

手順4: 7つの​点で​照合する

照合は、Excel の側と Notion の側で同じ物を数え、違いを0にする作業です。照らす点は次の7つです。

弊社が移した管理表では、照合を道具にして全行で流しました。

照らす点	Excel の側で数える物	Notion の側で数える物	違ったときに疑うこと
件数	移す行の数	一覧の行の数	取り込みの漏れ・やり直しの重複・画面で足された行
キー	キーの一覧	キーの一覧	同じキーの行が2つ・片方にだけあるキー
値	全行×全列の値	読み戻した全行×全列の値	型の変換・桁の丸め
先頭のゼロ	文字のままの値	文字のままの値	数値の型で取り込んだ
空の値	空のセルの数	空の項目の数	空と0の取り違え
リレーション	親ごとの明細の行	親ごとの関連の数と相手	関連の付け漏れ・付け違い
計算の結果	元の値から計算し直した値	数式・ロールアップの結果	式の作り直しの誤り・誤差

件数: 両方の向きで分け、画面で足された行を別に数える

件数は、Excel から移す行の数と、Notion の行の数を比べます。合わないときは、キーで「Excel にあって Notion に無い行」と「Notion にあって Excel に無い行」に分けます。

弊社が基幹システムの CSV から受注などの一覧を Notion へ移したときは、Notion の行が1行多くありました。分けてみると、弊社が移した後に、お客様が Notion の画面で作った空の行でした。

使い始めた一覧には、利用者が作った行が混ざります。弊社は、弊社が入れた行の記録と照らし、入れていない行は照合から外して、その数を別に出しています。

キー: 同じキーの行と、片方にだけある行を数える

キーで両方の一覧を突き合わせ、同じキーの行が2つ以上ある数と、片方にだけあるキーの数を出します。どちらも0になるまで、値の照合に進みません。

CSV の取り込みは行を足すだけなので、取り込み直すと同じキーの行が2つできます。取り込みをやり直した一覧は、とくにこの数を見ます。

弊社が基幹システムの CSV から移した受注・部品の貸し借りの一覧では、重複したキー・CSV にあって Notion に無い行・後から足した列の値の食い違いが、どれも0件でした（試作の段階）。

基幹システムの得意先のデータから作った一覧（約4千件）は、全列の照合で約5.6万セルの違いが0でした。

値: 全行×全列を読み戻して比べる

値は、Notion から API で全行を読み戻し、Excel から作った値と列ごとに比べます。合わない列の名前と数を出すと、型の変換の誤りが列で分かります。

先頭のゼロ: 文字のまま比べる

先頭のゼロは、両方の値を文字のまま比べて確かめます。数値に直して比べると「01」と「1」が一致に見え、ゼロが落ちたことに気づけません。

列ごとに、先頭がゼロの値の数を両方で数えると、落ちた列が分かります。

弊社の約20種のマスタの移行では、「01」「05」のような2桁のコードと、10桁のコードの先頭のゼロが残ったことを確かめました。この移行の Notion の側の照合は、行数と抜き取りでした。

空の値: 空と0を分けて数える

空のセルは、Excel と Notion で空のままかを数えます。空が0に、0が空に変わっていないかは、件数が合っても、値で数えないと分かりません。

API で値を入れ直す形の移行では、空にした値を送らないと、前の値が残ります。この動きはSalesforce から Notion への同期で消した値が残る理由にまとめています。

リレーション: 親ごとに、関連の数と相手を比べる

リレーションは、親の行ごとに、関連の数と相手の行が Excel の明細と同じかを比べます。弊社の管理表では、ロットごとに、関連の付いた明細の行がそのロットの明細と一致するかを、全ロットで見ました。

API でページを読むと、リレーションは25件までしか返りません。Notion の API の文書「Page property values」では、25件を超えると has_more が true になり、残りは項目を読む口で取ります。

同じ文書は、数式とロールアップの結果も、読み込み切れていない関連に左右されうると書いています。弊社は、関連と残数量・残金額・完納を、項目を1つずつ取得する口で読んで照らしました。

計算の結果: 元の値から計算し直した値と比べる

数式とロールアップの結果は、Excel の元の値から計算し直した値と比べます。弊社の管理表では、残数量・残金額・完納の3つが、移したすべてのロットで一致しました。

計算の結果は、浮動小数の誤差を見込んで比べます。弊社の管理表の照合では、残金額は0.01以内の差を一致としました。

計算の基準は、Excel のセルに残っている式の結果に置きません。弊社の管理表では、Excel が保存していた差異の値が、明細から計算し直した残と違うか空のロットが4つありました。

4つのロットの1つずつの原因は、確かめていません。

一覧のタブの絞り込みで出る件数も、計算し直した件数と比べます。弊社は、出荷が残っているロットのタブと完納のタブの件数を、画面と同じ条件で問い合わせて照らしました。

弊社の​移行の​記録: 輸出書類の​管理表を​ Notion へ

項目	内容
移した物	Excel の輸出書類の管理表のうち、出荷が残っているロットすべてと出荷済みのロット1つ（試作の段階）
規模	数百ロット・約2千明細
Notion の形	ロットの一覧と出荷の明細の一覧の2つを、リレーションでつなぐ
入れ方	Notion の API（キーで突き合わせて作る）
照合した日	2026年10月4日
結果	件数・キー・値・関連・残数量・残金額・完納が、移したすべてのロットと明細で一致

元の表には、記入の誤りもありました。出港日の欄に同じ行の金額が入った行で、Excel で開くと日付は数千年先になります。

弊社は元の表の値を直さずに写し、見つけた誤りは記録に残しました。移すときに直すと、元の表と照合できなくなります。

落とし穴: 実際に​踏んだ​もの

• 非表示のシート弊社の管理表では、非表示のシートにも出荷が残っているロットがありました。古い様式で、残のあるロットが無いシートは、そのことを確かめてから外しました。
• 見えない端数金額には、Excel が表示の形式で隠していた浮動小数の端数がありました。Notion では値を Excel のまま写し、列の表示を小数2桁にしました。
• 画面でしか持てない設定数の列の小数の桁数は、弊社が使った API の版では送れず、画面で設定しました。API で列の定義を送り直した後は、画面で桁数が残っているかを見ます。

自力で​どこまで​やれるか

弊社が約20種のマスタを Notion へ移したときは、列ごとに型を指定した CSV の取り込みと、行数と抜き取りの照合で移しました。1件が1行の台帳なら、この形で自力で回せます。

自力の壁は次の3つです。

• 1件が複数の行のまとまりになった表を、関連のある2つのデータベースに組み直す必要がある
• リレーション・集計・数式を作り直し、元の値から計算し直した値と全件で照らす必要がある
• 使い始めた後に足された行を分けながら、照合を流し直す必要がある

外注する​場合の​判断基準

弊社は、移した後の照合を全件で機械に回せるかを、外注の分かれ目にしています。外注するなら、見積もりを比べる前に次の3点を確かめてください。

• 受け入れを、件数だけでなく、全行×全列の値で照らすか
• 数式と集計の結果を、元の値から計算し直した値と照らすか
• 元の表の記入の誤りを、移すときに黙って直さず、別に記録するか

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次の​一歩

移したい台帳の1シートを開き、1件が1行か、複数の行のまとまりかを見てください。まとまりなら、Notion では2つのデータベースに分け、リレーションでつなぐ前提で設計します。

次に、キーにする列を決め、その列に同じ値が2回出ないか、空のセルが無いかを数えます。重なるか空があるなら、別の列と組にしたキーか、元の表の位置をキーにします。

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