ホーム ／ お役立ち記事 ／ 業務の仕組みを Notion で作る理由｜kintone・Excel・SharePoint・Confluence との違い
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社内の台帳や業務の仕組みをどの道具で作るかを決める方に向けて、Notion が向く所と向かない所を、Notion で作ってきた立場から書きます。Excel・kintone・SharePoint・Confluence・専用のシステムが向く場面と料金は、2026年11月3日に各社の公式の文書で確かめました。
この記事でわかること
台帳と手順の文書を同じ場所に置いて AI に読ませ、作った後も現場で直し、足りない所をコードで足したい業務には、Notion が向きます。
申請と承認の経路が中心の業務は kintone、計算と表のやり取りが中心の業務は Excel が向きます。Microsoft 365 の文書とファイルの管理の中で回す業務は SharePoint、Jira と並べて文書を育てる業務は Confluence が向きます。
機能と料金は、2026年11月3日に各社の公式の文書で確かめました。
本記事は、Notion の構築と開発を提供するゴムマリ株式会社が書いています。Notion で作ってきた立場から書くので、Notion の理由を先に置きました。掲載順は推奨の順位ではありません。道具のライセンスの販売はしておらず、掲載料も受け取っていません。
この記事は、社内の台帳や業務の仕組みをどの道具で作るかを決める、情報システムと業務部門の担当の方に向けて書きます。
いまの場面に近い行から、その節へ進んでください。
| 場面 | 向く道具 |
|---|---|
| 台帳・手順の文書・過去の記録を同じ場所に置き、AI に読ませて下書きや照合をしたい | Notion |
| 現場が項目や見せ方を足しながら使い、ほかのシステムのデータも同じ場所で見たい | Notion |
| 計算と集計が中心で、表のファイルを社内外で受け渡す | Excel |
| 申請と承認の経路が中心で、使う範囲と経路がある程度決まっている | kintone |
| Microsoft 365 を全社で使っていて、文書の版とファイルの管理が中心 | SharePoint |
| Jira で仕事を回すチームが、文書と一覧を並べて育てる | Confluence |
| 取引を確定する元の記録や、決まった画面と複雑な計算を持つ | 専用のシステム |
5つの道具の違いは、次の表のとおりです。表の整理は弊社によるもので、各道具の出典は本文の節に書きました。
| 道具 | データと文書 | 現場で直す | コードで足す |
|---|---|---|---|
| Notion | データベースの1行が1ページで、文書と同じ場所にある | 見せ方と項目を画面で足せる | API と Notion Workers（ベータ） |
| Excel | 表はファイルで、文書は別に置く | 列と数式を足せる | VBA |
| kintone | アプリがデータを持ち、スペースにアプリと会話をまとめる | ドラッグ＆ドロップで項目を並べる | REST API・JavaScript・プラグイン |
| SharePoint | リストとライブラリで、ファイルの版を持つ | Microsoft Lists で一覧を整理する | Power Automate・Power Apps のコネクタ |
| Confluence | ページとデータベースがあり、Jira の項目を取り込める | 表の中で値を入力できる | REST API |
Notion のデータベースは、1行の1つ1つがページです（公式ヘルプ）。台帳の1行に、手順や経緯の文章を書き足せます。
Notion AI は、使う人に権限のあるページを情報源にして答え、ページを @ で指定することもできます。ビジネスとエンタープライズのプランで使えます（公式ヘルプ）。
弊社は、この形を3つの部品で組みます。判断の決まりを書いた Notion AI への指示書のページ、答えが1つに決まる計算のコード、いつ何を出したかを残す記録のデータベースです。
使う方は、Notion AI のチャットで指示書を @ で指定し、入力のファイルを添付します。出力の Excel まで Notion の中で受け取れます。
計算をコードにするのは、実測で差が出たからです。同じ題材で、文章の指示だけで動かすと3回のうち2回で誤りが出ました（2行と1行）。計算のコードを添付した2回は、誤りが0行でした。
お客様の生産管理部門では、仕入書類の確かめと、受注登録と注文書の照合を担当の方がご自身で動かし、読み取れた回はすべて全項目が一致しました。
AI はほかの道具にもあります。kintone には kintone AI、Confluence には Rovo があり、Microsoft 365 には Copilot を組み合わせたプランがあります。
Notion で作る理由は、AI の有無より、AI に読ませる台帳と手順が同じ場所にあることです。この形は、弊社の Notion AI で書類を作り、照合する仕組みでお引き受けします。
Notion は、同じデータベースをテーブル・ボード・タイムライン・カレンダー・リスト・ギャラリー・チャートで切り替えて見られます（公式ヘルプ）。項目（プロパティ）を足して、行を整理する手がかりも増やせます。
直してよい範囲は、権限で分けられます。「コンテンツを編集可能」の権限は中身の編集を認め、データベースの構造の誤った変更を防ぎます。担当者などの人物の項目を使って、行ごとのアクセスも決められます（公式ガイド）。
弊社の指示書は、ページの文章です。業務の決まりが変わったら、まずその文章を直します。ある品質保証部門では、試作の段階で、月次の会議資料の下書きを、部門の長がご自身で Notion の資料を作るページから作りました。
項目を画面で足せるのは、Notion だけではありません。kintone もドラッグ＆ドロップで項目を並べてアプリを作れます（公式サイト）。Notion の違いは、台帳の項目と、手順の文書と、AI への指示書を、同じページの編集で直せることです。
直せる範囲が広いぶん、AI が書く項目は別に設計します。Notion AI の自動入力が手で直した値を書き直す件は、Notion AI の自動入力が直した値を上書きする理由にまとめました。コードや構造の直しは、弊社の運用と保守でお引き受けします。
Notion Workers は、Notion が置き場と実行を持つ、小さな Node／TypeScript のプログラムです。外のシステムとの定期の同期（既定は30分ごと）、カスタムエージェントから呼ぶツール、外からの知らせを受ける Webhook を作れます（開発者向けの文書）。
使う条件は、ビジネスかエンタープライズのプランで、ワークスペースの管理者が有効にすることです。公式の表記はベータです（公式ヘルプ）。
費用は、ベータの間は無料で試せて、将来は Notion クレジットが要ると書かれています。公式の目安は1回の実行で約0.0023ドルです（公式ヘルプ）。
弊社は、お客様の環境で、Salesforce の取引先・商談とサービス部門の記録8種類を、毎日 Notion へ同期しています。取引先・商談の同期は本番で動いていて、10月の稼働の一覧でも成功を確かめました。
本番に入れる前に、使い捨てのワーカーで仕様を確かめ、本番のデータを写した表と照合します。商談の照合では、全行×全列の約4万8千セルが全件一致しました。
公式の手引きに無い動きにも当たりました。日本語の1文字だけが化ける件はNotion Workers の同期の記事に、消した値が残る件はSalesforce からの同期の記事に、原因と直し方を書いています。
足す手段は、ほかの道具にもあります。
Notion で作る理由は、足したデータが文書と AI と同じ場所に入ることです。弊社のお客様の営業部門では、Salesforce の日報から Notion 上で作る営業会議の事前資料が、会議で正式に使われることになりました。こうした同期は、弊社の Notion Workers の開発でお引き受けします。
次の業務は、Notion より先に別の形を見てください。弊社が Notion で作るときも、元の記録と重い計算は Notion の外に残します。
計算と集計、表のファイルの受け渡しが中心の業務に向きます。1枚のシートに1,048,576行・16,384列まで持てて、共同編集で同時に開けるのは256人までです（公式サポート）。
次の道具を考える節目は、複数の人が更新し始め、最新版と更新の担当が分からなくなったときです。確かめ方はExcel台帳のデータベース化の記事に書きました。Excel のまま続けるなら、マクロの読み解きを弊社のマクロ・VBA解読/リファクタリングでお引き受けします。
申請と承認の経路を持つ業務に向きます。項目をドラッグ＆ドロップで並べ、Excel や CSV を読み込んでアプリにでき、プロセス管理でワークフローを設定できます（公式サイト）。
公式の設計の手引きは、基本機能に合う場面を、使う範囲が特定の業務か部署で、承認の経路がある程度決まっている場合と書きます。専用のツールの機能の一部は kintone だけでは難しいことがある、とも書きます（公式の手引き）。
登録できるレコード数に上限は無く、1つのアプリの項目は500までです（公式ヘルプ）。API の回数は、スタンダードコースが1アプリ1日1万回、ワイドコースが10万回です（料金のページ）。kintone の上で台帳を作り直す仕事は、弊社の Excel台帳のデータベース化でお引き受けします。
Microsoft 365 を全社で使っていて、文書の版とファイルの管理が中心の業務に向きます。1つのリストに3,000万アイテムまで、1つのファイルは250GBまでで、版はメジャーバージョンで5万まで持てます（Microsoft Learn）。
大きな一覧は、見せ方の設計が要ります。一度の操作で扱える行には5,000前後のしきい値があり、SharePoint では変えられません（公式サポート）。
Microsoft 365 の中の決まった流れは、弊社の業務フローの自動化（Power Automate 対応）で、SharePoint とほかのシステムをつなぐ仕事は、システム連携・API 開発でお引き受けします。
Jira で仕事を回すチームが、文書と一覧を並べて育てる業務に向きます。データベースはどのプランにも含まれ、Jira の項目を取り込めます（公式サイト）。表のレイアウトでは、表の中で値を入力できます（公式サポート）。
取引を確定する元の記録を持つ仕組み、決まった画面と複雑な計算を持つ仕組みに向きます。作ったシステムは残したまま、データを Notion に写して現場が見る形も選べます。
要件を決めて作る仕事は、弊社のシステム受託開発でお引き受けします。台帳の仕組みを外に頼むときの料金の幅は、Excel台帳のデータベース化の外注先の比較にまとめました。
1ユーザーの月額の例です。作る費用は別で、Microsoft 365 をすでに契約していれば、そのプランの中で Excel や SharePoint を使えます。
| 道具 | 料金の例 | 条件と出典 |
|---|---|---|
| Notion | プラス 1,650円・ビジネス 3,150円 | 年払いの表示。Notion AI と Workers はビジネスから（料金のページ） |
| Excel | Apps for business 1,499円（デスクトップ版）・Business Basic 1,049円（Web とモバイル） | 年払い・税別（料金のページ） |
| kintone | ライト 1,000円・スタンダード 1,800円・ワイド 3,000円 | 税別。最小10ユーザー、ワイドは1,000ユーザー（料金のページ） |
| SharePoint | Microsoft 365 Business Basic 1,049円（Teams なしは809円） | 年払い・税別（料金のページ） |
| Confluence | Standard 850円・Premium 1,640円 | 300ユーザー・月払いの表示で、ユーザー数と請求の周期で変わる。Free は10ユーザーまで（料金のページ） |
弊社（ゴムマリ株式会社）は、Notion のデータベースの設計と移行から、ほかのシステムとの毎日の同期、Notion AI で書類を作って照合する仕組み、Notion Workers の開発までをお引き受けします。今の台帳や書類をいただいて始めます。
Excel・紙・散らばった台帳を、Notion にまとめたいときのサービスです。弊社は、過去の案件 約700件の図面・加工の手順書・加工プログラムの記録を Notion へまとめて移しました。移した記録は、お客様が似た形状を探す対象に組み込まれました。
基幹や社内のシステムのデータを、Notion へつなぎたいときのサービスです。
Notion で頼めることの全体は、Notion の構築と開発にまとめています。相談は無料です。
ワークスアプリケーションズで大手企業向けERPの営業と導入を担当し、外資系SaaS企業と国内大手放送局で販路と新規事業の立ち上げ、AI学習用データを扱うAIスタートアップ2社でマーケティングと営業を担った。2024年10月から生成AIの実装に入り、いまは大手企業の現場で、AIエージェントを要件定義から運用まで手がけている。
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Notion をお使いの会社
Notion の構築と開発
データベースの設計と移行、ほかのシステムとの同期、Notion AI で書類を作り照合する仕組み、Notion Workers の開発、保守まで、まとめてお引き受けします。
初期 30万円〜（2週間〜）
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FAQ
業務の中心で分けます。申請と承認の経路が中心なら、プロセス管理の機能を持つ kintone が向きます。台帳と手順の文書を同じ場所に置き、Notion AI に読ませて下書きや照合をしたいなら、Notion が向きます。
公式の表記はベータです（2026年11月3日に確かめました）。弊社は、Salesforce の取引先・商談を Notion へ同期する仕組みを作り、本番で動かしています。本番に入れる前に使い捨てのワーカーで仕様を確かめ、本番のデータを写した表と照合してから切り替えています。
元の表と件数・値を照合してから使い始めます。輸出書類の管理表を移した例では、試作の段階で、Notion で計算した残数量・残金額が、移したすべてのロットで元の表から計算した値と一致しました。
頼めます。Notion のご契約はお客様にご用意いただきます。ライセンスの販売はしていません。